Mengelola penggajian adalah salah satu tugas yang paling menantang bagi tim HR. Ini lebih dari sekadar membayar kompensasi yang ditetapkan dalam kontrak karyawan. Pada kenyataannya, hal ini melibatkan serangkaian proses yang kompleks yang mencakup perhitungan, kepatuhan, dan penerbitan.
Namun, meskipun penggajian bukanlah proses yang linier, bukan berarti tidak dapat disederhanakan. Sebelum menjelajahi cara-cara untuk mengoptimalkan proses penggajian perusahaan Anda, mari kita telusuri sistem penggajian yang umum digunakan dan mengidentifikasi solusi terbaik untuk perusahaan Anda.
Jenis-jenis Sistem Penggajian untuk Bisnis
1. 1. Penggajian In-House Manual
Bisnis kecil biasanya memproses penggajian secara manual. Proses ini dapat ditangani oleh departemen SDM internal atau akuntan internal. Proses penggajian manual mungkin paling masuk akal jika Anda mengelola tim kecil karena ada lebih sedikit dokumen yang harus ditangani. Anda bisa menggunakan dokumentasi absensi perusahaan Anda untuk menghitung penghasilan tim Anda berdasarkan total jam kerja mereka.
Namun, ketika Anda memperhitungkan perhitungan pajak dan iuran wajib, sistem penggajian manual bisa jadi merepotkan. Pemotongan ini membutuhkan perhitungan yang lebih berat dan lebih banyak dokumen. Jika tim HR Anda sudah dibebani dengan tanggung jawab lain, pemrosesan penggajian dapat memakan waktu lama, yang berpotensi menyebabkan penundaan pembayaran.
Pemrosesan penggajian secara manual juga menjadi merepotkan ketika tim Anda berkembang. Dengan semakin banyaknya orang yang harus dikelola, menghitung gaji dan upah secara manual akan membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga. Untuk mengetahui apakah bisnis Anda harus tetap menggunakan sistem penggajian manual, berikut adalah pro dan kontra yang perlu diperhatikan:
Kelebihan:
- Opsi hemat biaya untuk bisnis kecil dengan 10-50 karyawan
Kekurangan:
- Memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan
- Keamanan terbatas
- Tidak dapat diskalakan seperti sistem otomatis
Dengan lebih banyak kekurangannya daripada kelebihannya, sistem penggajian manual umumnya tidak disarankan. Meskipun tidak ada biaya di muka, sistem ini dapat membebani bisnis Anda dalam jangka panjang, terutama ketika tenaga kerja Anda bertambah. Sebaiknya pertimbangkan untuk mengalihdayakan penggajian Anda atau beralih ke sistem penggajian otomatis di masa depan.
2. Penggajian yang Dialihdayakan
Mengalihdayakan proses penggajian Anda, perusahaan pihak ketiga atau akuntan mengelola proses penggajian perusahaan Anda. Usaha kecil atau startup yang belum siap mengadopsi otomatisasi harus mempertimbangkan opsi ini.
Layanan penggajian terkelola menghilangkan beban yang signifikan dari tangan tim HR Anda. Penyedia yang tepat dapat membuat sistem penggajian yang disesuaikan dengan tenaga kerja Anda dan menangani pengajuan peraturan, sehingga Anda yakin bahwa karyawan Anda selalu dibayar dengan benar dan tepat waktu.
Dari sisi perusahaan, Anda hanya perlu menyediakan data tenaga kerja dan membayar layanan yang telah disepakati. Namun, Anda tetap bertanggung jawab untuk memastikan akurasi dan kepatuhan penggajian.
Jika Anda sedang mempertimbangkan layanan penggajian terkelola, berikut ini pro dan kontra yang perlu diperhatikan:
Kelebihan:
- Menghemat waktu dan uang untuk proses manual
- Cocok untuk UKM
- Menangani penggajian dengan ahli
- Dapat disesuaikan dengan tenaga kerja Anda
- Anda bisa memanfaatkan alat yang lebih canggih yang tidak dimiliki perusahaan Anda sendiri
Kekurangan:
- Bisa jadi mahal tergantung pada cakupan layanan yang Anda butuhkan
- Data penggajian mungkin tidak dapat diakses secara instan
Outsourcing adalah cara yang lebih efisien untuk memproses penggajian daripada melakukannya secara manual. Hubungi dengan penyedia jasa penggajian terkelola untuk menyesuaikan sistem penggajian yang tepat bagi bisnis Anda yang sedang berkembang.
3. Penggajian Otomatis
Dengan sistem otomatis, perusahaan dapat menghilangkan proses penggajian manual hingga 90% dan mengalami pembayaran yang lebih aman dan tepat waktu. Perangkat lunak penggajian yang kuat dapat mengatur alur kerja berdasarkan tenaga kerja Anda, bukan model cookie-cutter yang mungkin tidak cocok untuk beberapa organisasi. Perangkat lunak semacam itu juga secara otomatis akan menerapkan kontribusi wajib ke setiap slip gaji, memastikan kepatuhan penuh.
Perangkat lunak penggajian juga dapat diintegrasikan dengan sistem absensi dan ERP untuk memastikan bahwa penghitungan penggajian tim Anda selaras dengan kehadiran atau hasil kerja mereka. Selain itu, perangkat lunak penggajian otomatis sangat mudah dikonfigurasi dan dapat diskalakan, berkembang bersama tim Anda dan semakin murah seiring dengan bertambahnya jumlah tenaga kerja.
Mempertimbangkan semua hal ini, penggajian otomatis adalah sistem terbaik untuk perusahaan. Namun, Anda tetap harus mempertimbangkan pro dan kontra sebelum berinvestasi.
Kelebihan:
- Hemat waktu dan biaya
- Sangat fleksibel; dapat disesuaikan dengan kebutuhan tenaga kerja Anda
- Bisa lebih murah daripada layanan penggajian terkelola
- Menyetorkan kompensasi langsung ke rekening bank tim Anda
- Dijamin patuh
- Tidak memerlukan infrastruktur TI tambahan
- Lebih aman daripada sistem manual
- Kompatibel dengan berbagai perangkat lunak HRMS dan ERP
Kekurangan:
- Biaya di muka bisa jadi mahal
- Tidak semua penyedia memiliki dukungan pelanggan yang kuat
Sistem Penggajian Manual vs Sistem Penggajian Otomatis: Mana yang harus dipilih?
Sistem otomatis terutama ditargetkan untuk bisnis yang berjuang dengan inefisiensi yang disebabkan oleh proses manual, atau mereka yang menggunakan sistem yang terputus-putus yang membuat tugas penggajian menjadi lebih rumit dari yang seharusnya.
Namun, penting untuk dicatat bahwa Anda tidak memerlukan tenaga kerja yang banyak untuk memanfaatkan perangkat lunak penggajian. Sistem yang sangat fleksibel, seperti fitur Payroll KAMI, dapat disesuaikan dengan jumlah tenaga kerja berapa pun dengan fitur-fiturnya yang dapat disesuaikan.
Bagan perbandingan di bawah ini menguraikan masalah umum dengan penggajian manual dan bagaimana sistem otomatis mengatasinya:
Yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Mengotomatiskan Sistem Penggajian Bisnis Anda
Memigrasi semua dokumen dan proses penggajian ke cloud dapat terasa menakutkan, dan ini jelas merupakan keputusan yang tidak boleh Anda ambil tanpa pertimbangan yang matang. Untuk membantu Anda dalam proses pengambilan keputusan, kami telah merangkum faktor-faktor utama yang harus Anda pertimbangkan sebelum mengotomatisasi penggajian Anda.
1. Ukuran Tenaga Kerja
Perusahaan kecil yang ingin mengotomatisasi sistem sering kali terhalang oleh satu hal: Anggaran. Dengan demikian, mereka terpaksa menggunakan perangkat lunak yang murah dan generik yang sebenarnya tidak sesuai dengan bisnis mereka.
Mengabaikan masalah-masalah seperti itu adalah faktor mengapa 42% implementasi teknologi HR gagal. Perangkat lunak penggajian yang kurang kuat juga biasanya tidak kompatibel dengan platform HR lainnya atau tidak memiliki fitur kepatuhan. Oleh karena itu, mereka mengarahkan bisnis Anda ke arah yang berlawanan dengan tujuan Anda, yang pada akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu dan uang.
Carilah perangkat lunak penggajian yang dapat disesuaikan dengan jumlah tenaga kerja Anda untuk memaksimalkan nilai investasi Anda. Perangkat lunak penggajian tingkat perusahaan yang kuat dirancang khusus untuk menyederhanakan pemrosesan ribuan slip gaji, terintegrasi dengan platform HR dan ERP lainnya, dan menyatukan data tenaga kerja Anda di satu tempat yang aman.
2. Integrasi
Kenyamanan dan penghematan waktu Anda akan berlipat ganda jika perangkat lunak penggajian Anda dapat berintegrasi dengan sistem HR Anda yang lain, seperti absensi, misalnya. Dengan begitu, gaji tim Anda secara otomatis dihitung berdasarkan jam kerja mereka dalam batas waktu tertentu. Anda juga dapat secara otomatis menerapkan tarif untuk lembur atau kerja di hari libur.
Mengintegrasikan perangkat lunak penggajian dengan sistem manajemen pengeluaran juga merupakan keuntungan. Hal ini membantu Anda menerapkan penggantian biaya pada slip gaji karyawan Anda.
Selain itu, sistem penggajian otomatis yang terhubung dengan perangkat lunak akuntansi merupakan nilai tambah. Menyinkronkan catatan akuntansi dengan data penggajian menghilangkan kerumitan rekonsiliasi manual, yang melibatkan data dalam jumlah besar untuk perusahaan besar.
Dengan menyatukan sistem SDM, akuntansi, dan akuntansi, alur kerja Anda akan berjalan lebih lancar dan seluruh tim Anda akan merasakan dampak positifnya.
3. Perangkat yang Kompatibel dan Fungsionalitas Offline
Perangkat lunak penggajian seharusnya tidak hanya dapat diakses melalui PC. Anda lebih baik memilih sistem yang kompatibel dengan perangkat sehingga lebih mudah diakses oleh seluruh tenaga kerja Anda. Meskipun fungsi admin hanya tersedia di perangkat tertentu, setidaknya tim Anda dapat mengakses catatan penggajian mereka melalui ponsel pintar, misalnya.
Sistem penggajian otomatis yang kuat juga harus memiliki mode offline. Meskipun fungsinya mungkin terbatas, setiap data baru dapat disinkronkan kembali ke cloud setelah koneksi internet Anda pulih.
4. Fleksibilitas
Apa jadwal penggajian Anda? Jika Anda membayar karyawan Anda dua kali sebulan, perangkat lunak penggajian Anda harus dapat dikonfigurasi untuk pengaturan ini. Tidak hanya itu, software ini juga harus mendukung berbagai frekuensi penggajian, yang sangat penting jika Anda memiliki karyawan yang dibayar mingguan, dua mingguan, atau harian.
Beberapa industri memiliki pengaturan penggajian yang beragam, jadi pastikan Anda memilih sistem penggajian otomatis yang memungkinkan berbagai jadwal pembayaran.
5. Dukungan Pelanggan
Baik Anda masih baru atau sudah berpengalaman dalam menggunakan sistem HR, Anda layak mendapatkan penyedia dengan tim dukungan pelanggan yang responsif. Mereka tidak hanya ada untuk membantu Anda memecahkan masalah, tetapi juga membantu Anda menavigasi sistem Anda dan memberi tahu Anda tentang perbaikan apa pun.
Salah satu cara untuk meneliti tim dukungan pelanggan HRMS adalah dengan memeriksa ulasan online dan aplikasi. Fokuslah pada penyedia yang dipuji karena perhatian, tindakan cepat, dan kesabarannya.
Berdayakan Bisnis Anda Dengan Sistem Penggajian yang Disesuaikan
Sebagai salah satu proses HR yang paling membosankan namun krusial, penggajian harus menjadi salah satu area pertama yang harus diperhatikan ketika mempertimbangkan inovasi. Jika Anda belum siap untuk menggunakan teknologi HR yang canggih, layanan penggajian terkelola adalah pilihan terbaik berikutnya.
Di sisi lain, jika Anda sedang mencari solusi penggajian yang fleksibel dan terukur, pertimbangkanlah KAMI Workforce. Kekayaan fitur sistem penggajian kami memungkinkan Anda membuat sistem penggajian yang sesuai dengan bisnis Anda, dan menjamin integrasi dan kepatuhan yang kuat.
