Bayangkan operasi bisnis Anda berjalan dengan lancar, biaya dapat dipangkas, dan produktivitas melonjak. Visi ini sekarang menjadi kenyataan-ditawarkan oleh sistem ERP yang terus mendominasi pasar dengan proyeksi pangsa pasar sebesar USD 183 miliar di tahun depan. Di sisi lain, hampir setengah dari bisnis besar di seluruh dunia telah memanfaatkan kekuatan sistem manajemen SDM (HRMS), dengan 80% UKM mengikutinya.
Sistem ERP sangat penting bagi bisnis yang mencari inovasi jangka panjang, efisiensi, dan penghematan biaya. Dengan terhubungnya semua proses bisnis utama Anda, Anda dapat dengan mudah mendapatkan gambaran umum atau rincian data penting yang melibatkan biaya, produktivitas, kinerja, dan banyak lagi.
Namun, di manakah letak sumber daya manusia dalam persamaan ini? Dapatkah sistem ERP menggantikan HRMS atau apakah keduanya dapat bekerja lebih baik bersama-sama?
Kami telah membagikan wawasan kami di bawah ini.
Apakah menggunakan sistem ERP saja sudah cukup?
Sistem ERP memfasilitasi aliran informasi yang bebas di berbagai departemen sehingga Anda dapat memiliki pusat data real-time yang terpusat. Sistem ini memberi Anda dan tim Anda akses ke data yang sama untuk kolaborasi dan pengambilan keputusan yang lebih mudah. Anda dapat menyesuaikan laporan sistem ERP Anda dengan preferensi spesifik Anda atau tergantung pada siapa yang melihatnya.
Dengan sistem ERP, data bisnis tidak lagi terpisah-pisah. Bahkan jika Anda memiliki beberapa sistem-satu untuk akuntansi dan satu lagi untuk pelacakan tugas, misalnya-Anda dapat mengintegrasikannya ke dalam sistem ERP untuk menghubungkan dan menyinkronkan otomatisasi proses bisnis yang penting.
Mempertimbangkan hal tersebut, apakah sistem ERP saja sudah cukup untuk bisnis Anda?
Ya dan tidak.
Jika tujuan Anda adalah menyatukan data bisnis Anda dan mengotomatiskan beberapa proses utama, maka sistem ERP saja sudah cukup. Sistem ini dapat membantu mengelola tenaga kerja Anda lebih mudah dengan laporan terperinci mengenai metrik produktivitas dan kinerja yang penting. Selain itu, sistem ini juga dapat mengotomatiskan penggajian, menghemat waktu dan sumber daya Anda.
Namun, jika Anda ingin mencapai efisiensi SDM lebih dari sekadar produktivitas dan penggajian yang efisien, maka sistem ERP saja tidak cukup. Berinvestasi dalam perangkat lunak HR khusus dan mengintegrasikannya dengan sistem ERP Anda adalah kunci untuk mempercepat pertumbuhan bisnis yang didorong oleh tenaga kerja yang efisien.
Apa yang ditambahkan HRMS ke sistem ERP?
Berikut ini adalah bagaimana integrasi sistem ERP dan HR dapat mengubah efisiensi dan tenaga kerja bisnis Anda.
1. Alur Kerja SDM Inti Tanpa Kertas
Sistem HR inti mempercepat proses orientasi sehingga karyawan baru Anda siap bekerja bukan dalam hitungan minggu, namun hanya dalam hitungan hari. Anda dapat menyimpan dan memproses data mereka-kontrak, informasi pajak, kartu identitas pemerintah, asuransi kesehatan, dll.-dalam perpustakaan digital yang aman, sehingga menghilangkan 90% dokumen yang menghabiskan waktu tim HR Anda.
Integrasi dengan sistem ERP Anda, baik itu SAP, Oracle NetSuite, atau Microsoft Dynamics 365, memungkinkan Anda mengakses informasi tenaga kerja secara real-time, sehingga lebih mudah untuk melacak kehadiran dan memproses penggajian. Anda juga dapat melihat wawasan tenaga kerja yang berharga, baik dalam bentuk gambaran umum maupun laporan terperinci.
2. Manajemen waktu dan kehadiran yang cerdas
Jika Anda ingin meningkatkan manajemen kehadiran dengan sistem ERP Anda, Anda dapat membayar modul ERP tambahan (jika penyedia Anda menawarkannya) atau mengintegrasikan sistem pihak ketiga dengan perangkat lunak Anda saat ini.
Yang kedua adalah opsi yang lebih hemat biaya. Tidak hanya akan merampingkan manajemen waktu dan kehadiran, namun juga akan memberikan karyawan Anda cara yang lebih nyaman untuk masuk dan pulang kerja. Mereka dapat mendaftarkan kehadiran mereka melalui perangkat seluler dan memverifikasinya dengan data biometrik atau ID wajah, untuk memastikan bahwa kehadiran mereka valid.
Jika Anda mengelola tim agen lapangan atau pekerja jarak jauh, karyawan Anda bisa absen dari jarak jauh dan Anda bisa menyetujui kehadiran mereka melalui aplikasi seluler.
Baik karyawan yang masuk atau keluar di lokasi atau dari jarak jauh, kehadiran mereka secara otomatis disinkronkan dengan penggajian mereka, sehingga memastikan pembayaran yang akurat.
3. Penggajian yang fleksibel dan disesuaikan
Sementara sistem ERP seperti SAP atau Oracle NetSuite dapat mengotomatiskan penghitungan penggajian, HRMS menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dengan menyesuaikan penghitungan dengan pajak lokal dan undang-undang ketenagakerjaan. Anda juga dapat mengatur berbagai jadwal penggajian seperti bulanan, dua bulanan, mingguan, dan mencairkan gaji secara elektronik langsung ke rekening bank karyawan Anda. Jika seorang karyawan telah mengeluarkan uang muka atau reimbursement yang tertunda, jumlah tersebut juga akan diterapkan pada penggajian mereka.
Selain itu, karyawan dapat melihat slip gaji mereka dari aplikasi seluler HRMS mereka sehingga mereka dapat melacak kontribusi, potongan, pajak, dan gaji bersih mereka sendiri. Hal ini juga memungkinkan mereka memiliki salinan digital slip gaji yang lebih aman untuk disimpan.
4. Pelacakan Produktivitas dan Kinerja yang Komprehensif
Sistem ERP dapat melacak produktivitas pekerja, namun integrasi HRMS memungkinkan pelacakan produktivitas yang lebih kuat melalui alat bantu manajemen tugas yang komprehensif. Anda dapat menciptakan alur kerja yang lebih lancar dengan memberikan tugas kepada anggota tim, melacak kemajuan dengan pembaruan waktu nyata, dan mendapatkan visibilitas penuh atas jadwal, tenggat waktu, dan siapa yang mengerjakan apa.
Sembari mengelola tugas, Anda juga bisa melacak KPI dan target secara real-time, sehingga Anda bisa mengukur dan memberikan umpan balik atas kinerja tim Anda yang sedang berjalan. Perlu dicatat bahwa 89% pemimpin HR setuju bahwa umpan balik yang berkelanjutan memiliki dampak positif pada bisnis.
Selain evaluasi berkelanjutan, HRMS juga mendukung umpan balik 360 derajat untuk pendekatan penilaian kolaboratif. Karyawan Anda dapat memperoleh umpan balik dari berbagai sumber, sehingga Anda dapat memahami kekuatan dan kelemahan mereka. Pada gilirannya, Anda dapat mengidentifikasi peluang yang tepat bagi mereka untuk meningkatkan keterampilan mereka.
5. Akses manfaat yang mudah
HRMS yang dilengkapi dengan sistem manajemen tunjangan yang efisien memudahkan karyawan Anda untuk mengakses gaji mereka dan mengajukan pinjaman. Tidak perlu melalui banyak proses dan anggota staf hanya untuk melakukan pengambilan uang tunai.
Selain gaji di muka, karyawan juga dapat dengan mudah mengambil jaminan sosial, pensiun, pinjaman perusahaan, atau jenis pinjaman lain yang diizinkan oleh perusahaan Anda. Dan setelah karyawan mendapatkan dana mereka, Anda dapat dengan mudah menerapkan rencana pembayaran yang fleksibel yang terintegrasi dengan penggajian mereka, secara otomatis memotong jumlah yang tetap setiap hari gajian sampai pinjaman mereka dilunasi.
6. Manajemen Pengeluaran yang Aman
Penggantian biaya adalah salah satu aspek yang paling menantang dalam manajemen SDM. Tanpa sistem yang tepat untuk mengelola pengeluaran karyawan, perusahaan berisiko kehilangan hingga satu miliar dolar karena penipuan penggantian biaya.
Modul manajemen pengeluaran adalah komponen kunci dari ekosistem perangkat lunak ERP dan SDM. Modul ini mengotomatiskan klaim dengan mengizinkan karyawan untuk mengirimkan salinan elektronik tanda terima dan dokumentasi terkait lainnya, sehingga menghilangkan dokumen yang merepotkan. Manajer kemudian dapat memproses klaim dengan melihat perincian jenis pengeluaran, vendor, dan pusat biaya. Penggantian biaya yang disetujui dibayarkan bersamaan dengan penggajian.
Anda juga dapat mencegah pengeluaran di luar kemampuan dengan mendanai terlebih dahulu pengeluaran yang diantisipasi, yang juga memastikan kontrol anggaran SDM yang optimal.
Bagaimana Integrasi Sistem ERP dan SDM Mengubah Lanskap Bisnis
Fungsi gabungan dari sistem ERP dan perangkat lunak SDM menyinkronkan data bisnis dan tenaga kerja yang penting, yang membantu dalam pengambilan keputusan penting. Integrasi ini mendorong aliran data yang lancar antar departemen, mengurangi redudansi dan memastikan informasi keuangan dan karyawan yang akurat.
Tugas-tugas rutin, seperti penggajian, kehadiran, dan administrasi tunjangan, dapat diotomatisasi, sehingga membebaskan tim HR untuk melakukan pekerjaan yang lebih strategis. Data real-time meminimalkan kesalahan dan memastikan konsistensi di semua fungsi bisnis. Sistem ini juga menyediakan analisis komprehensif dari perspektif SDM dan operasional, membantu pengambil keputusan untuk mengarahkan tindakan mereka ke arah yang benar.
Integrasi sistem ERP dan HR, baik melalui SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, atau platform lainnya, juga meningkatkan penghematan biaya karena mengurangi biaya overhead dan efisiensi operasional, serta mencegah kerugian akibat kecurangan dan kesalahan manusia.
Terakhir dan yang paling penting, proses yang terintegrasi memungkinkan manajemen kinerja yang berkelanjutan dan konsisten, meningkatkan pengalaman dan kepuasan karyawan.
Perpaduan strategis antara sistem ERP dan HRMS membantu bisnis di berbagai industri untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang operasi dan tenaga kerja mereka. Dengan memastikan sistem dan alur kerja Anda siap untuk masa depan, Anda akan meningkatkan produktivitas secara signifikan dan pada akhirnya mendapatkan keunggulan kompetitif.
Untuk mempelajari bagaimana sistem Anda saat ini berintegrasi dengan KAMI, bicarakan dengan para ahli kami hari ini.
