Adopsi teknologi adalah tawar-menawar Faustian.
Tentu saja, teknologi sering kali identik dengan efisiensi dan merampingkan operasi. Teknologi SDM (sumber daya manusia), khususnya, membantu tim untuk melibatkan dan mempertahankan talenta terbaik. Teknologi ini juga penting dalam pengambilan keputusan yang baik dan seperti yang ditunjukkan oleh banyak penyedia perangkat lunak SDM, dapat menurunkan biaya bisnis secara keseluruhan.
Namun mengapa demikian? 42% implementasi teknologi SDM terus mengalami kegagalan? Meskipun sebagian besar bisnis menuai manfaat dari teknologi HR, namun hal ini tidak berlaku bagi semua orang, dan kami di sini untuk menjelaskan alasannya.
Di akhir artikel ini, Anda akan melihat teknologi SDM sebagai sekutu yang kuat dan risiko besar yang ditimbulkannya bagi bisnis Anda.
7 Alasan Bisnis Anda Tidak Perlu Mengadopsi Teknologi SDM
1. Biaya di Muka
Salah satu alasan penting mengapa bisnis harus berpikir dua kali sebelum mengadopsi teknologi baru adalah biaya di muka. Sangat mudah untuk terpikat oleh fitur-fitur, solusi kelas atas, dan kemampuan untuk membeli teknologi di luar kebutuhan Anda saat ini.
Namun, biaya di muka untuk teknologi SDM dapat mengalihkan anggaran yang seharusnya dapat digunakan untuk inisiatif SDM inti. Dana yang disiapkan untuk perangkat lunak SDM baru mungkin lebih baik diinvestasikan di area yang secara langsung berdampak pada tujuan bisnis Anda, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan suksesi, dan iklan rekrutmen.
Sekarang, jika Anda berpikir membangun perangkat lunak secara internal adalah alternatif yang lebih murah, pikirkan lagi. Platform DIY membutuhkan waktu lebih lama untuk dibangun daripada membeli solusi. Jangka waktu pengembangan yang lama mengakibatkan peningkatan biaya tenaga kerja.
Ada juga biaya pelatihan dan orientasi. Penyiapan pembelajaran, penyediaan manual dan sumber daya, dan keseluruhan waktu yang dihabiskan mempengaruhi biaya orientasi sistem baru.
2. Resistensi terhadap Perubahan
Manusia adalah makhluk yang memiliki kebiasaan. Jadi, ketika teknologi baru mengganggu proses yang sudah ada, hal ini dapat menyebabkan kemunduran.
Seringkali, tantangan yang paling berat untuk diatasi bukanlah menerapkan teknologi, tetapi resistensi tim terhadap perubahan.
Personel SDM, misalnya, mungkin ragu untuk menerima otomatisasi karena mereka takut kehilangan pekerjaan, tidak mampu beradaptasi, atau merasa tidak nyaman dengan perubahan. Resistensi terhadap perubahan ini dapat menyebabkan kurangnya pemanfaatan platform.
Mempelajari sistem baru juga bisa menjadi tantangan bagi karyawan. Pengguna akhir yang tidak paham teknologi mungkin akan menemukan kurva pembelajaran yang curam, yang berakhir dengan berkurangnya produktivitas dan semangat kerja.
Gesekan juga bisa muncul dari pihak manajemen. Para pemimpin senior yang terbiasa dengan manajemen karyawan tradisional mungkin tidak menganggap enteng teknologi baru, karena takut akan potensi gangguan terhadap struktur kekuasaan yang ada.
3. Tantangan Kompatibilitas
Katakanlah Anda telah mengatasi resistensi terhadap perubahan dan pembatasan anggaran, Anda sekarang memiliki masalah mendesak lainnya yang harus dipecahkan: Tantangan kompatibilitas.
Masalah kompatibilitas antara perangkat lunak dan sistem operasi baru, perangkat lunak yang sudah ada, serta perangkat keras adalah hal yang umum terjadi. Masalah ini dapat menyebabkan waktu henti, hilangnya produktivitas, dan pada akhirnya, meningkatkan biaya.
Migrasi data lama mungkin juga menjadi masalah
Salah satu tantangan kompatibilitas yang pertama kali Anda temui adalah selama migrasi data. Migrasi file lama, termasuk catatan karyawan, informasi penggajian, dan data kinerja karyawan bisa menjadi tugas yang sangat besar.
Sangat mudah untuk terlena dengan data yang sudah ada. Data sumber Anda mungkin tidak kompatibel dengan sistem baru Anda, yang mengakibatkan hilangnya data, ketidaksesuaian, risiko kepatuhan, dan pemborosan investasi secara keseluruhan.
4. Pemeliharaan Berkelanjutan
Pemeliharaan platform merupakan aspek yang sangat penting, namun terkadang terabaikan, dalam mengadopsi teknologi SDM baru.
Pemeliharaan perangkat lunak secara teratur mengurangi kesalahan dan mengurangi risiko keamanan siber. Meskipun ada penyedia yang memelihara perangkat lunak secara gratis, Anda mungkin masih harus mengeluarkan biaya tambahan seperti biaya lisensi perangkat lunak dan dukungan teknis.
5. Kegunaan
Kita tidak bisa membahas adopsi teknologi tanpa membahas kegunaannya. Proses apa saja yang siap digantikan atau dioptimalkan oleh teknologi baru Anda? Sudahkah Anda mempertimbangkan risiko downtime? Semua ini harus diperhitungkan sebelum menggunakan teknologi baru di organisasi Anda.
"Jika tidak rusak, mengapa harus diperbaiki?"
Sentimen ini begitu mengakar kuat pada diri manusia. Namun, hal ini juga berlaku dalam adopsi teknologi. Jika teknologi SDM yang Anda pilih hanya menduplikasi alur kerja saat ini dan gagal mengoptimalkannya, Anda akan berakhir dengan investasi yang sia-sia.
Teknologi, jika tidak dipikirkan dengan baik, juga berpotensi memperumit proses SDM.
Kustomisasi yang tidak perlu dan fitur yang rumit dapat membingungkan pengguna yang paling paham teknologi sekalipun. Tim Anda mungkin akan kesulitan menavigasi menu dan pengaturan, sehingga merusak tujuan utama teknologi untuk mengoptimalkan tugas.
Kegagalan sistem
Terlepas dari jaminan waktu kerja atau keandalannya, selalu ada risiko sistem rusak atau tidak berfungsi - membuat operasi Anda terhenti. Misalnya, kegagalan sistem yang terjadi di tengah-tengah penggajian akan mengakibatkan penundaan pencairan dan karyawan yang frustrasi.
6. Masalah Keamanan
Tidak ada yang ingin menjadi statistik. Namun, teknologi menghadapkan bisnis Anda pada sejumlah risiko keamanan. Semakin banyak data dan proses yang berpindah ke dunia digital, semakin sulit pula untuk mencegah ancaman.
Risiko pelanggaran data
Potensi pelanggaran data lebih tinggi dari sebelumnya, terutama dengan perangkat lunak modern yang terhubung ke internet. Faktanya, 45% dari pelanggaran data di seluruh dunia berbasis cloud.
Pelanggaran keamanan adalah hal yang sangat merugikan bagi bisnis apa pun. Bagi karyawan, data pribadi mereka yang terekspos atau dicuri dapat menimbulkan efek yang meluas, yang mengabadikan kasus pencurian identitas dan penipuan.
Namun, ancaman bukan hanya dari luar. Ancaman internal Ancaman internal, yang melibatkan karyawan atau kontraktor, dapat menyalahgunakan hak istimewa mereka untuk tujuan jahat. Atau, bisa juga tidak disengaja, di mana individu secara tidak sengaja mengekspos akun mereka ke akses yang tidak sah.
Kehilangan data
Kehilangan data sama berbahayanya dengan pelanggaran data. Tidak diragukan lagi bahwa departemen SDM mengelola sejumlah besar data bisnis, mulai dari informasi karyawan hingga catatan keuangan. Mengamankan file-file ini dengan baik merupakan persyaratan hukum dan kewajiban etis yang serius.
Kegagalan untuk mematuhi peraturan ini berarti melanggar peraturan privasi data seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Melanggar GDPR, dan peraturan privasi data lainnya, akan dikenakan denda yang besar.
Selain ketidakpatuhan, kehilangan data adalah pengalaman yang sangat buruk. Kesalahan penanganan data karyawan akan membuat hilangnya kepercayaan tidak hanya dari karyawan Anda, namun juga dari investor dan pelanggan.
7. Ketergantungan yang berlebihan pada teknologi
Terlalu bergantung pada teknologi dapat menyebabkan hilangnya keterampilan manusia, termasuk pemikiran kritis dan pemecahan masalah. Penurunan keterampilan ini dapat menghambat pengembangan karyawan dan komunikasi tim.
Perlu juga dicatat bahwa tidak semua karyawan memiliki akses ke teknologi dan perangkat digital. Hal ini dapat menyebabkan keretakan di antara karyawan dengan latar belakang sosial ekonomi yang berbeda.
Terakhir, teknologi tidak memiliki rasa benar atau salah, sehingga menimbulkan dilema etika yang serius bagi perusahaan.
Tim yang pada akhirnya mengandalkan teknologi untuk mendorong strategi mereka dapat membatasi inisiatif yang dipersonalisasi dan bebas dari bias yang dibutuhkan karyawan untuk berkembang.
Bagaimana Pemimpin dan Tim SDM dapat Mengatasi Keterbatasan Ini?
Ada sebuah kata kunci yang dilontarkan di berbagai industri yang disebut "inovasi disruptif".
Seperti yang sudah Anda duga, inovasi disruptif melibatkan produk atau layanan yang mengganggu pasar yang sudah ada dengan menciptakan segmennya sendiri. Seperti halnya teknologi baru lainnya, teknologi SDM menantang praktik-praktik SDM tradisional dan membantu perusahaan mendapatkan keunggulan yang lebih kompetitif.
Jadi, tak perlu dikatakan lagi bahwa teknologi harus dilihat sebagai pendorong perubahan. Teknologi berfungsi sebagai katalisator yang kuat untuk merampingkan manajemen karyawan.
Untuk benar-benar mendapatkan manfaatnya, Anda harus mengatasi tantangan yang kami sebutkan sebelumnya dengan mengambil pendekatan yang lebih proaktif.
1. Melakukan Analisis Biaya-Manfaat
Kami telah membuktikan bahwa investasi teknologi dapat menguras keuangan bisnis. Jadi, sebelum mengadopsi teknologi SDM baru, lakukan analisis biaya-manfaat (CBA).
Memperkirakan nilai moneter platform
Tentukan tidak hanya biaya di muka untuk memulai platform baru, tetapi juga pemeliharaan dan pembaruan.
Pastikan juga untuk memperhitungkan biaya sumber daya manusia ketika memutuskan nilai moneter keseluruhan platform. Misalnya, berapa banyak admin yang akan diikutsertakan dalam sistem baru? Berapa banyak waktu yang harus Anda alokasikan untuk pelatihan dan orientasi personel? Berapa laba atas investasi secara keseluruhan?
Anda juga harus memproyeksikan biaya di masa depan. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kenaikan harga, inflasi, dan biaya peluang (terutama saat memilih dari beberapa opsi platform).
Bandingkan biaya dengan manfaatnya
Hitung total biaya dan manfaat berdasarkan analisis Anda. Anda seharusnya dapat membuat keputusan yang lebih berbasis data dengan temuan Anda.
Tentu saja, Anda tidak boleh berhenti sampai di situ. Setelah Anda bergabung dengan platform baru, lakukan tinjauan rutin untuk memperbarui PKB Anda dan melacak biaya serta manfaat yang sebenarnya.
2. Menerapkan Strategi Manajemen Perubahan
Mari kita akui, sangat manusiawi jika kita merasa tidak nyaman dengan perubahan.
Meskipun perubahan bisa menjanjikan dan berpotensi membawa hasil positif bagi seluruh organisasi Anda, orang cenderung tidak menyukai perubahan kecuali jika perubahan tersebut secara langsung menguntungkan mereka.
Untuk mengurangi resistensi dan mengatasi tantangan yang terkait dengan adopsi teknologi, Anda memerlukan strategi manajemen perubahan yang baik.
Apakah organisasi Anda sudah siap?
Sebelum menerapkan teknologi baru, kaji kesiapan bisnis Anda. Pahami keterampilan, pandangan, dan pengetahuan karyawan Anda tentang teknologi. Identifikasi potensi hambatan seperti kurangnya pengetahuan teknis atau bahkan keterbatasan perangkat keras.
Membentuk tim manajemen perubahan yang berdedikasi atau para pemimpin untuk membantu. Manfaatkan individu yang memiliki keterampilan kepemimpinan yang baik, memahami kebutuhan akan perubahan, dan mampu membangun kepercayaan di seluruh departemen. Tim ini juga dapat bekerja sama dengan para pemangku kepentingan utama dan vendor, sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin diajukan oleh perusahaan Anda saat menerapkan teknologi baru.
Mengelola resistensi terhadap perubahan
Wajar jika kita takut pada apa yang tidak kita ketahui. Jadi, membiarkan karyawan tetap berada dalam kegelapan di tengah-tengah implementasi teknologi kemungkinan besar akan membuat mereka menolak perubahan.
Pelatihan rutin dan mengumpulkan umpan balik dari karyawan adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk meringankan kekhawatiran mereka. Pastikan untuk memasukkan ide-ide yang valid ke dalam rencana implementasi Anda dan secara proaktif mengatasi masalah apa pun.
3. Pilih Perangkat Lunak Khusus
Sering kali, bisnis menghadapi masalah kompleks atau perubahan peraturan yang tidak dapat diselesaikan oleh perangkat lunak standar. Perangkat lunak yang dapat disesuaikan meningkatkan produktivitas dengan menambahkan fitur atau alur kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ingat, teknologi harus beradaptasi dengan proses dan tujuan SDM Anda, bukan sebaliknya.
4. Memprioritaskan Privasi dan Keamanan Selama Penerapan Teknologi
Selain memiliki pemahaman yang jelas tentang mengapa Anda membutuhkan teknologi HR baru, Anda juga harus menilai bagaimana teknologi tersebut cocok dengan alur kerja dan proses yang ada.
Tempat terbaik untuk memulai? Dengan vendor yang tepat, tentu saja.
Anda tidak perlu mencari nama yang paling besar di pasar. Sebaliknya, prioritaskan faktor-faktor seperti reputasi dan rekam jejak, dukungan, dan sertifikasi yang relevan (misalnya, kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data, sertifikasi ISO).
Anda juga harus melihat fitur keamanan bawaan seperti kontrol akses, pembaruan perangkat lunak secara teratur, pencadangan dan pemulihan data, dan persetujuan bertingkat, terutama untuk sistem dengan kemampuan penggajian.
Secara internal, Anda juga memerlukan rencana keamanan yang baik
Pengguna akhir memainkan peran yang sama pentingnya dalam mengurangi risiko keamanan. Anda perlu memastikan bahwa staf Anda mengetahui praktik dan kebijakan keamanan terbaik. Teruslah mengedukasi dengan memberikan pelatihan yang memadai dan komprehensif kepada tim Anda.
Perhatikan bahwa praktik keamanan siber bukanlah hal yang sekali jadi. Biasakan untuk mengaudit dan meninjau platform SDM secara teratur untuk menilai kepatuhan, celah keamanan, dan aktivitas pengguna yang mencurigakan.
5. Menyeimbangkan Antara Teknologi dan Intervensi Manusia
Teknologi seharusnya meningkatkan, dan bukan menggantikan, manusia di bidang SDM.
Untuk mendorong dukungan karyawan dan memastikan tim Anda tetap produktif, tetapkan peran yang berbeda untuk bagian teknologi dan personalia SDM. Teknologi dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan melelahkan. Teknologi juga dapat membuka jalan bagi laporan dan analisis data yang lebih akurat.
Di sisi lain, karyawan dapat membawa kemampuan pemecahan masalah, empati, dan kreativitas mereka. Bahkan para pemimpin departemen dapat memanfaatkan platform SDM untuk membuat keputusan yang lebih tepat bagi tim mereka.
Anda yang Menggerakkan Teknologi SDM, Bukan Sebaliknya
Mengadopsi teknologi SDM adalah sebuah proses yang penuh dengan tantangan.
Mengakui bahwa tantangan-tantangan ini ada adalah langkah pertama yang baik untuk mengatasinya. Selanjutnya, lihatlah posisi bisnis Anda - apakah teknologi SDM merupakan solusi yang tepat pada tahap ini? Apakah Anda memiliki sumber daya untuk mengintegrasikan dan memelihara platform ini dalam jangka panjang?
Selain itu, ada baiknya untuk diperhatikan bahwa teknologi yang cocok untuk Anda saat ini mungkin tidak lagi bermanfaat bagi bisnis Anda dalam satu tahun ke depan.
Jadi pikirkan dengan matang sebelum berinvestasi dalam teknologi SDM. Ingatlah untuk melibatkan pemangku kepentingan, manajer, dan bahkan karyawan Anda sebelum mengambil keputusan.
Ingin menguji coba sebelum berinvestasi penuh pada platform HR? Kami dapat membantu. Bicaralah dengan pakar kami hari ini juga untuk mengetahui pilihan Anda.
