Kita hidup di dunia yang terhubung secara digital. Perangkat seluler adalah media untuk menjadi viral, "cloud" membantu bisnis berkolaborasi, dan kecerdasan buatan mengaburkan batas antara keaslian dan ilusi.
Sedangkan untuk industri Sumber Daya Manusia, CEO dan salah satu pendiriKAMI WorkforceRobert Lin, mengatakan bahwa perombakan digital sudah lama ditunggu-tunggu. "Teknologi tidak hanya diposisikan untuk menyederhanakan proses SDM, tetapi juga membantu tim mengatur keputusan berbasis data yang mendorong pertumbuhan organisasi."
Satu-satunya peringatan adalah bahwa perusahaan-perusahaan lambat beradaptasi dalam tim SDM mereka, dengan alasan yang beragam, mulai dari penolakan terhadap perubahan hingga masalah privasi data.
Kami akan mengeksplorasi berbagai cara teknologi membentuk industri HR, dimulai dengan tinjauan umum tentang berbagai teknologi HR yang tersedia di pasar. Di akhir artikel ini, Anda akan dapat membuat keputusan yang tepat untuk tim SDM organisasi Anda.
Apa Saja Solusi Teknologi SDM yang Ada di Pasar?
Teknologi Sumber Daya Manusia, atau HR Tech, adalah perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan proses SDM dan admin melalui otomatisasi. Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan tugas dan memungkinkan tim membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data.
Ketika memilih perangkat lunak HR, Anda mungkin akan menemukan tiga jenis utama: HRIS, HRMS, dan HCM. Meskipun memiliki fitur yang tumpang tindih, teknologi ini berbeda dalam hal cakupan dan fungsi HR.
HRIS (Human Resource Information System ) menyediakan tempat penyimpanan data karyawan bagi tim HR. HRIS juga mengotomatiskan tugas-tugas administratif penting seperti penggajian, kehadiran, dan perekrutan. HRIS paling cocok untuk perusahaan rintisan dan usaha kecil menengah.
HRMS (Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia), di sisi lain, mencakup cakupan yang lebih luas dari fungsi-fungsi SDM. Anggap saja sebagai versi upgrade dari HRIS.
Selain otomatisasi dan penyimpanan data, HRMS memungkinkan Anda membuat alur kerja untuk rekrutmen, manajemen kinerja, dan manajemen kompensasi. Pendekatan terpadu ini tidak hanya mencegah silo data, namun juga meningkatkan akurasi data.
Solusi HCM (Human Capital Management ) mengambil pendekatan yang lebih holistik untuk manajemen SDM. Solusi ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang memungkinkan pengelolaan tenaga kerja yang komprehensif, seperti perencanaan suksesi, peningkatan keterampilan, dan pelacakan kinerja.
Bagaimana Teknologi Terus Berdampak pada Praktik SDM?
1. Teknologi Membantu Tim Rekrutmen Menjadi Gesit
Akuisisi talenta terus berkembang. Kami telah melihat perubahan signifikan dalam cara calon karyawan menemukan lowongan pekerjaan. Apa yang dulunya dilakukan melalui telepon dan bursa kerja kini bergeser ke arah transaksi tanpa kertas di mesin pencari dan media sosial.
Menghapus perekrutan yang bias, fokus pada perekrutan yang beragam
Perekrut telah bergeser dari metode perekrutan yang bias. Karena semakin banyak perusahaan yang berusaha untuk memiliki tim yang lebih beragam, ada penekanan yang lebih besar pada keterampilan dan pengalaman yang relevan dari seorang kandidat daripada hanya berfokus pada gelar pendidikan.
Teknologi menyederhanakan proses ini bagi para perekrut melalui penggunaan penyaringan bertenaga AI dan keputusan berbasis data. Dengan cara ini, tim rekrutmen memastikan inklusivitas dan netralitas.
Menjembatani kesenjangan antara perekrut dan manajer perekrutan
Teknologi menjembatani kesenjangan antara ekspektasi yang berkembang dari kandidat dan organisasi. Perusahaan yang menggunakan Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking System/ATS), misalnya, dapat menyederhanakan proses rekrutmen dengan memusatkan data kandidat dan wawancara.
ATS juga memungkinkan perekrut untuk mengatur alur kerja khusus untuk berbagai tahapan proses rekrutmen. Hal ini secara instan mengurangi pekerjaan administratif dan memungkinkan tim untuk merekrut dalam skala besar.
Sebagian besar platform rekrutmen memanfaatkan kecerdasan buatan untuk mencari kandidat. AI mengidentifikasi kandidat yang memenuhi syarat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, sehingga meningkatkan akurasi pencocokan pekerjaan.
2. Teknologi meningkatkan keterlibatan karyawan
Sistem SDM telah memberikan dampak yang besar terhadap keterlibatan karyawan. Melalui wawasan berbasis data dan pembelajaran yang dipersonalisasi, perusahaan dapat dengan mudah memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.
Melacak kinerja karyawan
Sistem HRMS dan HCM menyediakan alat bantu bagi para manajer lini untuk melacak kinerja karyawan dan mengumpulkan umpan balik secara real-time. Menciptakan ruang untuk umpan balik yang berkelanjutan memungkinkan para pemimpin untuk segera menangani area yang perlu ditingkatkan dan mengenali pencapaian.
Umpan balik segera setelah suatu peristiwa atau perilaku memberi karyawan pemahaman yang jelas tentang tindakan mereka dan bagaimana hal itu berdampak pada pekerjaan mereka. Hal ini membantu mereka merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk meningkatkan peran mereka.
Peningkatan keterampilan dan pelatihan ulang yang cepat
Peningkatan keterampilan dan pelatihan ulang karyawan sangat penting bagi organisasi untuk tetap kompetitif.
Salah satunya, hal ini membantu memastikan masa depan tenaga kerja Anda dengan membuat mereka tetap mengikuti perkembangan teknologi terbaru, memastikan mereka beradaptasi dengan perubahan dalam peran mereka. Berinvestasi dalam pertumbuhan karyawan juga meningkatkan keterlibatan dan produktivitas mereka secara keseluruhan.
Dalam survei tahun 2020 oleh PwC, sebanyak 93% CEO yang memperkenalkan program peningkatan keterampilan melaporkan peningkatan produktivitas, peningkatan tingkat akuisisi dan retensi karyawan, serta tenaga kerja yang lebih tangguh.
Tak perlu dikatakan lagi, perusahaan yang masih menggunakan metode pembelajaran tradisional, seperti pembelajaran berbasis ceramah dan materi cetak, perlu mulai meningkatkan strategi mereka atau berisiko tertinggal.
Teknologi SDM mengidentifikasi kesenjangan antara keterampilan karyawan saat ini dan keterampilan yang dibutuhkan untuk maju dalam karier mereka. Hal ini membantu tim SDM menciptakan jalur pembelajaran yang lebih tepat sasaran dan karyawan dapat belajar sesuai dengan kecepatan mereka.
Platform pembelajaran terpusat
Sebagian besar solusi HR memungkinkan pengguna untuk mengunggah materi pembelajaran, seperti kursus video dan tutorial, di satu tempat. Karyawan hanya perlu masuk ke platform, meluncurkan kursus, mengunduh materi, menyelesaikan penilaian, dan mendapatkan sertifikasi yang tersedia.
Teknologi HR juga menyederhanakan pelacakan, memberikan para pemimpin pengawasan yang lebih baik atas kemajuan karyawan dan memungkinkan mereka menyesuaikan jalur pembelajaran sesuai kebutuhan.
3. Teknologi menjembatani kesenjangan antara tim SDM dan manajer lini
Teknologi memungkinkan data berbicara, sehingga tim SDM dan manajer dapat membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data untuk tim mereka.
Baik itu mengidentifikasi pola kehadiran, perencanaan jumlah karyawan, atau manajemen kinerja, teknologi meningkatkan hubungan antara tim SDM dan manajer dengan menyediakan proses yang lebih terstandardisasi.
4. Teknologi mengurangi biaya operasional
Bisnis, apa pun ukuran atau industrinya, bertujuan untuk menyeimbangkan anggaran dan pengeluaran mereka. Teknologi memberikan keseimbangan antara langkah-langkah pemangkasan biaya dan efisiensi.
Dengan solusi SDM yang tepat, Anda dapat mengurangi biaya bisnis sekaligus mengalokasikan sumber daya untuk mengoptimalkan/memperbaiki aspek-aspek lain dari bisnis Anda.
Mengotomatiskan tugas-tugas SDM yang melelahkan
Tugas-tugas manual, seperti pemrosesan penggajian dan kehadiran, memakan waktu dan biaya. Mengotomatiskan tugas-tugas ini dengan HRMS tidak hanya menghemat waktu, namun juga mengurangi kebutuhan akan campur tangan manusia.
Hal ini juga meminimalkan risiko kesalahan manusia, ketidakpatuhan, dan pelanggaran keamanan yang muncul ketika menyimpan data pada spreadsheet - menghemat uang Anda dalam jangka panjang.
Komputasi awan
Solusi cloud dapat diakses kapan saja, membantu tim HR memfasilitasi kebutuhan pekerja jarak jauh. Solusi ini juga dilengkapi dengan portal layanan mandiri, mulai dari absensi mobile hingga permintaan cuti.
Selain itu, sistem HR cloud lebih cepat diimplementasikan daripada perangkat lunak tradisional di lokasi. Hal ini sangat berguna untuk bisnis yang sedang mengalami pertumbuhan pesat.
5. Teknologi masa depan untuk bisnis Anda
Tim SDM adalah jantung dari setiap organisasi. Peran mereka dalam kompensasi dan tunjangan, manajemen kinerja, dan manajemen sumber daya manusia mencakup budaya organisasi.
Dengan menggunakan sistem SDM yang kuat, tim SDM dapat dengan cepat merespons kebutuhan tenaga kerja dan kondisi pasar yang terus berkembang.
Menghadapi Tantangan dalam Menerapkan Teknologi SDM
Teknologi mentransformasi SDM dengan cara yang belum pernah terjadi sebelumnya. Namun, seiring dengan manfaat yang telah kami uraikan di atas, muncul pula serangkaian tantangan yang membutuhkan solusi proaktif.
Mari kita telusuri rintangan potensial yang perlu diatasi oleh bisnis saat mereka mengintegrasikan teknologi ke dalam praktik SDM mereka.
Teknologi mengancam intervensi "manusia"
Ini seperti sesuatu yang langsung keluar dari film pasca-apokaliptik. Robot dan AI mengambil alih sumber daya manusia.
Entah kita menolak perubahan atau tidak, teknologi tidak akan melambat dalam waktu dekat. Orang dan bisnis selalu mencari perangkat lunak dan aplikasi untuk menyederhanakan proses.
Namun, apakah teknologi dapat membahayakan "manusia" di balik pekerjaan HR? Jawaban singkatnya adalah tidak.
Para profesional SDM memainkan peran penting dalam setiap organisasi. Anda membutuhkan interaksi manusia untuk bidang-bidang seperti komunikasi empati dan resolusi konflik. Pemecahan masalah yang kreatif juga merupakan atribut yang unik bagi kita sebagai manusia.
Pada intinya, teknologi akan melengkapi SDM dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, memberikan wawasan data, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Bagaimana cara bisnis mengatasi resistensi terhadap perubahan ini?
1. Melakukan survei, wawancara, dan diskusi dengan karyawan Anda
Keamanan kerja dan ketidaknyamanan yang dirasakan adalah alasan yang umum - namun valid - mengapa karyawan menolak teknologi baru. Jalankan survei atau kuesioner untuk mengukur apa yang mendorong kekhawatiran ini dan gunakan masukan mereka untuk meningkatkan cara Anda ingin menerapkan teknologi baru ke organisasi Anda.
2. Membangun komunikasi yang terbuka dan transparan
Komunikasikan secara terbuka alasan penerapan teknologi baru, manfaatnya, dan bagaimana teknologi tersebut sejalan dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan. Ini juga merupakan saat yang tepat untuk memperkuat peran Anda sebagai seorang profesional SDM saat Anda memimpin karyawan Anda menuju perubahan ini.
Baru teknologi baru bisa jadi rumit untuk digunakan
Sebelum teknologi baru dapat memberikan dampak, teknologi tersebut perlu diintegrasikan. Tak perlu dikatakan bahwa penerimaan teknologi baru memiliki tantangan tersendiri. Ada rasa takut melakukan kesalahan, kurangnya pengetahuan teknis, dan seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, resistensi terhadap perubahan.
Jika Anda memiliki tenaga kerja multi-generasi dan multi-budaya, Anda akan menemukan bahwa pengguna akhir Anda akan memiliki tingkat kenyamanan yang berbeda-beda dengan teknologi.
Menjembatani kesenjangan ini melibatkan komunikasi dengan karyawan:
1. Memberikan pelatihan yang memadai
Karyawan harus dilibatkan dari awal hingga akhir. Pastikan mereka mendapatkan sesi pelatihan yang komprehensif dan memiliki akses ke materi pelatihan seperti panduan pengguna, video, dan FAQ.
2. Mengidentifikasi pemangku kepentingan internal
Tidaklah praktis jika seluruh organisasi Anda meninggalkan tugas mereka untuk melakukan demo dengan penyedia Anda. Sebagai gantinya, cobalah mengidentifikasi pemangku kepentingan utama atau "champion" internal yang dapat memimpin integrasi dan menghubungkan masalah apa pun dengan penyedia Anda.
3. Membuat saluran dukungan dengan penyedia Anda
Sebelum mengunci kontrak, penting bagi Anda untuk memeriksa apakah penyedia solusi SDM Anda memiliki saluran dukungan khusus.
4. Menyiapkan masa transisi
Tentukan jangka waktu di mana sistem lama (atau manual) dan sistem baru Anda tersedia untuk digunakan.
Gunakan periode ini untuk memberikan waktu bagi individu untuk beradaptasi dengan teknologi baru sambil tetap memiliki proses atau alat yang lama. Pastikan Anda mengkomunikasikan dengan jelas tanggal mulai dan berakhirnya masa transisi kepada semua pihak.
Teknologi menimbulkan masalah etika
Mari kita bahas masalah yang ada di dalam ruangan: Ya, jika salah kelola, teknologi memang dapat menimbulkan masalah etika.
Alat pengenal wajah dan solusi berbasis cloud, misalnya, dapat menimbulkan masalah tentang pelanggaran privasi, pelanggaran data, dan akses yang tidak sah. Kekhawatiran etis ini hanya akan menimbulkan ketidakpercayaan lebih lanjut terhadap sistem baru.
1. Kembangkan pedoman yang jelas
Seperti halnya teknologi atau proses baru lainnya, karyawan hanya menginginkan transparansi. Tetapkan panduan yang jelas tentang bagaimana dan mengapa data dikumpulkan untuk melindungi hak privasi individu.
2. Berkolaborasi dengan vendor
Masalah etika bisa ditangani dengan lebih baik oleh vendor Anda, jadi mintalah mereka untuk membahas kontrak dan perjanjian lainnya untuk memastikan data Anda tetap terlindungi.
Privasi data bukan satu-satunya aspek yang bisa Anda kerjakan dengan vendor. Anda bisa menanyakan bagaimana mereka melindungi data Anda. Tanyakan tentang metode enkripsi, bagaimana dan di mana data Anda disimpan, dan kontrol akses (autentikasi multi-faktor, izin berbasis peran, dll.).
Pertanyaan lain yang harus Anda tanyakan pada vendor Anda adalah sertifikasi keamanan serta rencana tindakan mereka jika terjadi pemadaman atau pelanggaran data.
Transformasi Tenaga Kerja dan Proses SDM Saat Ini
Sebelum menerapkan teknologi baru, pertimbangkan organisasi Anda dan orang-orangnya. Masalah apa yang ingin Anda atasi dengan platform baru? Bagaimana Anda berencana untuk meluncurkannya kepada karyawan Anda, termasuk tantangan yang Anda perkirakan akan muncul dalam pengadopsiannya?
Dengan persiapan dan mitra yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, membuat keputusan yang tepat, dan bergabung dengan jajaran perusahaan yang telah memetik manfaat dari teknologi SDM.
Mencapai keseimbangan antara teknologi dan campur tangan manusia juga memungkinkan tim HR untuk fokus pada hal yang paling penting: mengembangkan talenta dan membangun lingkungan kerja yang aman dan berkembang.
KAMI Workforcemenawarkan teknologi SDM dan solusi sumber daya manusia yang dirancang khusus untuk bisnis dan perusahaan yang sedang berkembang. Pelajari lebih lanjut tentang modul penggajian, kehadiran, kinerja, ketepatan waktu, dan pengeluaran kami hari ini.
