Daftar Isi
Manajemen sumber daya manusia berpusat pada pengelolaan sumber daya yang paling berharga bagi organisasi: Karyawan. Karyawan tidak diragukan lagi merupakan aset bisnis yang penting. Secara individu dan secara keseluruhan, mereka bekerja untuk mencapai tujuan Anda. Jika dikelola secara efektif, karyawan Anda akan memberi Anda imbalan berupa kesetiaan dan hasil yang luar biasa.
Untuk memastikan Anda mencakup semua dasar-dasar manajemen karyawan, pastikan Anda memiliki dasar-dasar SDM berikut ini:
- Strategi dan Perencanaan SDM
- Kepatuhan
- Perencanaan Tenaga Kerja
- Manajemen Penghargaan
- Manajemen Kinerja
- Pembelajaran dan Pengembangan
- Hubungan antara Karyawan dan Pemberi Kerja
- Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS)
Kami akan membahas setiap faktor dalam artikel ini dan menjelaskan bagaimana Anda dapat mulai menerapkannya untuk perusahaan Anda.
Dasar-dasar Sumber Daya Manusia yang Harus Diketahui Setiap Profesional SDM
1. Strategi & Perencanaan SDM
Departemen Sumber Daya Manusia tidak hanya ada untuk mengisi pekerjaan dan merencanakan pesta akhir tahun. Sebagai tim SDM, Anda bertanggung jawab untuk memaksimalkan potensi tenaga kerja Anda. Anda juga mempelajari tren dan menganalisis demografi karyawan.
Mengingat tenaga kerja saat ini telah mengalami perubahan drastis (kerja jarak jauh, Gen Z memasuki dunia kerja, dll.), strategi dan perencanaan SDM menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Jika Anda baru saja mulai menyusun strategi SDM atau ingin menyempurnakan rencana Anda saat ini, pertimbangkan hal-hal berikut:
a. Tujuan Bisnis Anda
Pastikan strategi SDM Anda berpusat pada apa yang ingin dicapai oleh bisnis Anda secara keseluruhan. Perhatikan bahwa strategi SDM adalah unik untuk setiap perusahaan. Dalam industri BPO, misalnya, strategi SDM Anda biasanya terkait dengan kinerja tenaga kerja. Jadi, tim SDM Anda harus fokus untuk menarik dan mempertahankan talenta yang tepat, mematuhi hukum ketenagakerjaan internasional, manajemen kinerja, dan sejenisnya.
Jika Anda tidak yakin dengan tujuan bisnis Anda, lakukan analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman). Analisis SWOT akan membantu Anda memahami faktor internal dan eksternal yang memengaruhi tenaga kerja Anda.
b. Keterampilan Karyawan
Keterampilan karyawan memainkan peran penting dalam strategi SDM Anda. Memahami keahlian apa yang saat ini Anda miliki dalam daftar karyawan membantu Anda memahami jenis pelatihan yang perlu Anda berikan sepanjang tahun dan peran apa yang perlu Anda isi. Bekerjasamalah dengan manajer lini untuk memahami apa yang kurang dari setiap tim.
Keterampilan karyawan juga merupakan faktor penting dalam hal manajemen kinerja. Karyawan yang lebih terampil merupakan pelopor dalam penilaian kinerja dan dapat memperoleh promosi. Anda bisa mengaitkan semua ini ke dalam strategi SDM Anda.
c. Pergantian Karyawan
Apakah pergantian karyawan merupakan masalah besar bagi perusahaan Anda? Maka Anda mungkin ingin mulai menelusuri akar penyebab mengapa karyawan keluar. Tim HR yang baik akan berusaha untuk memahami karyawan mereka. Mungkin ada masalah dengan manajemen, ketidakpuasan kerja, atau keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang tidak sehat. Apa pun itu, penting untuk menerapkan retensi ke dalam strategi Anda.
Dengan pasar kerja yang semakin mahal dan kompetitif, hal terakhir yang Anda inginkan adalah kehilangan karyawan terbaik.
d. Misi, Visi, dan Nilai-nilai
Jika karyawan Anda bertanggung jawab untuk mengemudikan kapal, misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan Anda adalah mercusuar yang memandu mereka. Gunakan ini sebagai dasar saat membuat strategi SDM Anda, terutama saat menyusun inisiatif pencitraan karyawan dan kebijakan perusahaan.
2. Kepatuhan
a. Kepatuhan hukum
Departemen Sumber Daya Manusia memenuhi persyaratan hukum, termasuk peraturan upah dan jam kerja, dan undang-undang yang mengatur cuti karyawan.
Kepatuhan terhadap peraturan keselamatan kerja juga berada di bawah lingkup HR. Ini tidak hanya berarti keselamatan kerja secara fisik, tetapi HR juga perlu mengambil langkah-langkah untuk melindungi karyawan dari pelecehan dan diskriminasi.
b. Pengembangan dan Penegakan Kebijakan:
SDM mengembangkan dan menegakkan kebijakan perusahaan untuk mengatur perilaku dan perilaku karyawan. Hal ini sering kali mencakup, namun tidak terbatas pada, kode etik karyawan, privasi data, dan penggunaan media sosial.
c. Pencatatan dan Dokumentasi:
Tim SDM dan akuntansi (terkadang diintegrasikan ke dalam satu departemen) memelihara catatan karyawan yang diperbarui, termasuk kontrak kerja, catatan pajak, evaluasi kinerja, dan tindakan disipliner untuk audit dan alasan hukum.
3. Perencanaan Tenaga Kerja
Dengan perencanaan tenaga kerja yang efektif, Anda memastikan bahwa Anda merekrut talenta yang tepat dengan keterampilan yang tepat pada waktu yang tepat. Untuk memulai, perhatikan kriteria berikut ini:
a. Jumlah karyawan
Memahami ukuran tenaga kerja dan beban kerja Anda dapat mencegah kelebihan staf.
b. Anggaran
Anda membayar lebih dari sekadar gaji karyawan per bulan. Pertimbangkan faktor-faktor seperti biaya operasional, biaya perekrutan, dan tunjangan sebelum membuka posisi baru.
c. Keterampilan
Kaji apakah tim Anda saat ini memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis. Jika Anda menemukan kesenjangan dan jika anggaran memungkinkan, mungkin inilah saat yang tepat untuk membuka peran baru.
Setelah memahami langkah-langkah tersebut, selanjutnya Anda perlu menentukan jenis rekrutmen yang akan dilakukan. Secara umum, ada dua jenis proses rekrutmen, yaitu rekrutmen internal (melalui promosi dan transfer) atau rekrutmen eksternal. Kedua jenis ini menawarkan berbagai keuntungan, tergantung dari situasinya.
- Rekrutmen Internal: Salah satu manfaat utamanya adalah mereka dapat mengisi posisi lebih cepat dibandingkan jika mereka direkrut dari pihak eksternal. Orientasi, pelatihan, dan sumber daya lainnya biasanya tidak diperlukan bagi karyawan seperti halnya pihak eksternal.
- Rekrutmen Eksternal: Bisnis yang secara aktif mencari kandidat eksternal menciptakan peluang bagi tim mereka untuk direvitalisasi oleh perspektif, ide, dan budaya baru.
4. Manajemen Penghargaan
Manajemen penghargaan di bidang SDM melibatkan strategi yang secara adil mengakui dan memberikan kompensasi kepada karyawan berdasarkan kontribusi mereka terhadap bisnis.
Salah satu aspek mendasar dari manajemen penghargaan dilakukan melalui evaluasi kinerja. Baik dilakukan setiap tahun, atau setiap tiga bulan - evaluasi karyawan membahas masalah yang berkaitan dengan kesetaraan upah untuk pekerjaan dengan nilai yang sama yang mungkin terlewatkan selama proses perekrutan.
Untuk menelusuri struktur gaji lebih jauh, tim SDM dapat membantu perusahaan mengembangkan paket karyawan yang dirancang secara logis, yang terdiri dari:
- Upah yang sesuai dengan standar industri;
- Bonus dan insentif;
- Cuti Berbayar (PTO);
- Manfaat seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, dll.;
- Fasilitas di tempat kerja.
Manfaat-manfaat ini akan membantu Anda meringankan kekhawatiran karyawan dan meningkatkan semangat kerja mereka untuk memenuhi tujuan strategis Anda.
5. Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja meningkatkan kinerja organisasi melalui pengembangan kinerja tim dan individu. Dengan menyelaraskan kinerja dengan serangkaian tujuan, standar, dan kompetensi yang telah ditetapkan, Anda memberikan rasa kepemilikan dan tanggung jawab kepada karyawan. Hal ini tidak hanya bermanfaat bagi organisasi, tetapi juga bagi karyawan karena memberikan makna dan tujuan yang lebih besar bagi pekerjaan mereka.
Siklus kinerja biasanya mengikuti langkah-langkah berikut ini:
Langkah 1: Penetapan Tujuan
Kembangkan tujuan yang terukur dan jelas yang tidak hanya terkait dengan tujuan bisnis, tetapi juga dengan peran spesifik mereka. Untuk penetapan tujuan yang lebih efisien, mintalah manajer lini dan pemangku kepentingan utama untuk menyatakan tujuan tim mereka. Anda dapat menjabarkannya lebih lanjut ke dalam metrik kelompok dan individu yang dapat Anda evaluasi pada periode tertentu.
Langkah 2: Memantau Kinerja
Melacak dan menilai kinerja karyawan secara teratur terhadap tujuan mereka. Dorong atasan langsung untuk melakukan hal ini melalui check-in dan umpan balik yang berkelanjutan. HR juga dapat memantau apakah karyawan mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan dengan melakukan check-in secara acak dengan setiap karyawan.
Langkah 3: Evaluasi Kinerja
Mengevaluasi kemajuan dan pencapaian untuk membuat dan menyepakati rencana aksi dan, dalam banyak skema, menilai kinerja untuk menilai penilaian apa pun.
6. Hubungan antara Karyawan dan Pemberi Kerja
Apakah Anda melihat perusahaan Anda gagal mencapai tujuannya? Faktor besar yang ikut berperan adalah hubungan karyawan dan perusahaan yang buruk.
Karyawan yang tidak bahagia sering kali menunjukkan produktivitas yang buruk, tingkat perputaran karyawan yang lebih tinggi, dan kemungkinan konflik di tempat kerja yang lebih besar. SDM berperan penting dalam meningkatkan hubungan ini dengan memberikan kejelasan kepada karyawan dan bertindak sebagai jembatan antara manajemen tingkat atas dan karyawan.
Pastikan bahwa Anda mengembangkan budaya tempat kerja yang positif dengan memimpin dengan empati. Dorong para pemimpin untuk menerapkan kebijakan pintu terbuka sehingga anggota tim mereka juga merasa dihargai.
7. Pembelajaran & Pengembangan
Pembelajaran dan pengembangan, meskipun memiliki arti yang berbeda, namun saling berkaitan satu sama lain. Pembelajaran adalah proses berkelanjutan yang mengarah pada pengembangan keterampilan, pengetahuan, dan sikap baru yang mempersiapkan karyawan untuk tanggung jawab di tingkat yang lebih tinggi.
Sumber Daya Manusia memainkan peran penting dalam membina tempat kerja yang mendorong pembelajaran dan pengembangan yang berkelanjutan dengan:
a. Membentuk Tim L & D
Sebagian besar tim SDM bercabang dengan mengembangkan departemen Pembelajaran dan Pengembangan. Tim L&D biasanya ditugaskan untuk mengatasi kesenjangan keterampilan dan mengidentifikasi jenis pelatihan terbaik untuk diberikan. Mulai dari pelatihan kepatuhan hingga membangun kemampuan tim, para profesional ini bertugas untuk memastikan bahwa karyawan menerima pelatihan yang mereka butuhkan untuk mendukung pertumbuhan karier dan melihat komitmen jangka panjang terhadap perusahaan.
c. Menerapkan Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS)
SDM mempekerjakan, mengimplementasikan, dan mengelola penggunaan Sistem Manajemen Pembelajaran. Platform LMS yang baik harus dapat menyediakan berbagai sarana untuk pelatihan, seperti konten video, gamifikasi, dan materi pembelajaran cetak.
c. Membangun Program Pengembangan Kepemimpinan
Inisiatif pengembangan kepemimpinan seharusnya tidak hanya berfokus pada pembinaan manajer dan pemimpin tim. Inisiatif ini juga harus memberikan kesempatan seperti program pelatihan dan lokakarya bagi para calon pemimpin.
d. Perencanaan Suksesi
Karyawan keluar, pensiun, atau dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi secara teratur. Hal ini memberi Anda lebih banyak alasan untuk memiliki rencana suksesi yang solid. Perencanaan suksesi adalah tentang mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik dan mengembangkannya sehingga mereka siap untuk maju dalam karier mereka di dalam organisasi.
8. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Teknologi ada di mana-mana! Bahkan proses "manusia" pun mengandalkan teknologi untuk menjadi lebih efisien. Teknologi SDM yang paling dasar untuk perusahaan dan perusahaan yang sedang berkembang adalah sistem HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah platform terintegrasi yang menyederhanakan manajemen data karyawan. Saat ini, HRIS modern mencakup berbagai proses HR termasuk administrasi penggajian, tunjangan karyawan, pengeluaran, manajemen kinerja, dan bahkan opsi layanan mandiri. Ini adalah alat penting bagi perusahaan yang menghadapi peningkatan jumlah karyawan dan peraturan yang kompleks.
Untuk membangun manajemen sumber daya manusia yang efektif, tim SDM perlu memanfaatkan sistem ini. Sistem ini tidak hanya mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, namun juga menyediakan data yang Anda perlukan untuk merencanakan tenaga kerja yang siap di masa depan.
Apakah Tim SDM Anda Sudah Siap Menangani Permintaan Tenaga Kerja?
Manajemen sumber daya manusia yang efektif adalah tulang punggung organisasi yang menyeluruh. Manajemen sumber daya manusia harus mengawasi perekrutan karyawan baru, seluruh siklus hidup karyawan, serta tujuan, sasaran, dan kebijakan perusahaan.
Dengan begitu banyak hal yang harus dikerjakan, tim HR membutuhkan semua dukungan agar tetap efisien. Pastikan anggota SDM Anda memiliki pengalaman dan pelatihan yang memadai untuk berfungsi sebagai manajer sumber daya manusia.
Selain itu, berinvestasilah pada teknologi yang tepat untuk merampingkan pekerjaan mereka dan meningkatkan efisiensi. Platform seperti KAMI Workforce dapat menjadi mitra HR terbaik Anda. Dengan fitur yang sangat fleksibel, KAMI dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan peraturan dan kebutuhan karyawan.
Dapatkan solusi HR yang inovatif untuk bisnis Anda hari ini. Bicaralah dengan pakar KAMI untuk mempelajari lebih lanjut.
